Los pagos en efectivo para efectos tributarios año 2018

Por José Hilario Araque C. Docente Usco; Juan Diego Araque Duran, Abogado Especialista en Derecho Tributario.

En el Estatuto Tributario se viene contemplando desde el año 2010 el tema relacionado con el reconocimiento fiscal en forma gradual de los pagos en efectivo para el reconocimiento de costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, cuya restricción debía empezarse a aplicar a partir del año 2014. En este sentido, antes de la reforma tributaria de 2016, se había acordado, por ejemplo, que entre 2019 y 2022 serían incrementadas las limitaciones para el reconocimiento fiscal de los pagos realizados en efectivo.

En definitiva, con la Ley 1819 de 2016, a partir de este año gravable 2018 comienza a aplicarse la restricción de pagos en efectivo para efectos fiscales, según se lee en el artículo 771-5 del Estatuto Tributario.

Por consiguiente, los efectos tributarios en el impuesto a la renta y el impuesto a las ventas pueden ser “nefastos” si no se hace planeación necesaria de “hasta cuanto” puedo hacer pagos en efectivo en el año 2018 y por los años gravables siguientes, porque su inobservancia conlleva el desconocimiento por parte de la Dian de pasivos, costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y de impuestos descontable en la declaración de impuesto sobre las ventas.

De acuerdo con esta norma del estatuto tributario destacamos lo siguiente:

1. No es admisible fiscalmente un pago individual realizado en efectivo por una persona natural o jurídica que perciba rentas no laborales que supere la suma de 100 UVT ($3.315.600). Si el pago supera esta cantidad debe realizarse a través de los medios financieros.
2. Son admisibles los pagos realizados por los siguientes medios de pago habilitados legalmente:
3. Depósito en cuenta bancaria
   b.Giro o transferencia bancaria
   c. Cheques girados al primer beneficiario
   d. Tarjetas de crédito
   e. Tarjetas débito
   f. Otro tipo de tarjetas o bonos que sirvan como medios de pago en la forma y condiciones que autorice el gobierno nacional.
4. Por el año gravable 2018, además de la restricción de pagos individuales en efectivo, es necesario observar la restricción global, porque la norma establece, que el monto de pagos en efectivo procedentes, sin importar el número realizado, es el menor resultante de cotejar:
5. El 85% de lo pagado, que no debe superar 100.000 UVT, es decir, la suma de $3.315.600.000
   b.El 50% de los costos y deducciones totales.

Esta restricción la ilustramos con el siguiente ejemplo.

Suponemos que una entidad realiza en este año 2018 pagos totales por valor de $10.000 millones de pesos de los cuales $2.500 millones corresponde a pagos en efectivo.

El monto total de los costos y deducciones a diciembre 31 de 2018 es por la suma de $4.200 millones. Dando aplicación a la restricción tenemos que:

8. El 85% de lo pagado es equivalente a $8.500 millones
9. El límite de pagos anuales es 100.000 UVT, es decir $3.315.6 millones
10. Se realizaron pagos en efectivo en el año por $2.500 millones
11. El 50% de los costos y deducciones es $2.100 millones
12. De esta manera al aplicar la regla del menor valor, se concluye que el monto admitido de pagos en efectivo para efectos tributarios es la suma de $2.100 millones, con lo cual, no serían admisibles $400 millones.
13. Según se lee en el artículo 771-5 del E.T., es admitido como medio de pago sin ninguna restricción el cruce de cuentas entre contribuyentes. Para ilustrar, suponemos el caso de una entidad que presta servicios de publicidad a otra empresa cuyo monto está tasado en la suma de $20.000.000. La entidad deudora a su vez le presta servicios de asesoría empresarial a la entidad publicitaria por valor de $15.000.000 y han acordado realizar el cruce de cuentas respectivo. El saldo por pagar de $5.000.000 si estaría sujeto a la regla de pagos en efectivo.
14. No sobra recordar, que además de observar la restricción a los medios de pago en efectivo, es necesario garantizar los requisitos generales y documentales y para la validez de costos, gastos e impuestos descontables como son:
15. Los presupuestos del artículo 107 del E.T.
    c.Documento soporte que reúna los requisitos de validez previstos en el artículo 771-2 del E.T.
16. Requisitos especiales tales como:
17. Retención en la fuente en el caso de pagos laborales.
18. Retención en la fuente en el caso de pagos al exterior sujetos a retención.

La Dian ha dictado suficiente doctrina sobre este particular, recomendamos leer los oficios jurídicos 000263 y 007308 de 2018.

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