Estructura del MECI 2014

Por: Fundación La Lupa*

En el artículo anterior hablamos de las diferencias entre el MECI 2005 y la actualización del mismo MECI 2014, y del proceso a seguir por las entidades para la adopción del modelo. Hoy se hará una breve descripción de sus módulos, componentes y elementos.

Gestión coherente con la planeación

El módulo de planeación y gestión busca asegurar que la planeación y ejecución de la misma tendrán los controles necesarios para su realización. Este módulo tiene los siguientes componentes:

1.- Componente Talento Humano, su objetivo es establecer elementos que permitan a la entidad crear una conciencia de control y un adecuado control a los lineamientos y actividades tendientes a su desarrollo. Sus elementos son:

1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos, busca establecer, en forma participativa, un código de principios éticos y de valores de los servidores públicos al interior de la comunidad. Igualmente el gobernante debe establecer un código o manual de buen gobierno en el que consigne la forma como va a gobernar.

1.2 Desarrollo del talento humano  busca controlar el compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público. Como resultado de este proceso la entidad debe disponer de un manual de funciones y competencias laborales, plan anual institucional de capacitación y formación, programa de inducción y reinducción, programa anual de bienestar, plan anual de incentivos y sistema de evaluación del desempeño.

2. Componente direccionamiento estratégico: establece el norte que  orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, en procura de alcanzar su visión. Define la ruta organizacional a seguir para que la entidad alcance sus objetivos institucionales. Sus elementos son:

2.1 Planes, programas y proyectos. Para este elemento la planeación como un proceso dinámico y  sistemático que permite a las entidades públicas proyectarse a largo, mediano y corto plazo, de modo tal que se planteen una serie de programas, proyectos y actividades con la respectiva asignación de responsabilidades para su ejecución, que le sirvan para cumplir con su misión, visión y objetivos institucionales. Como productos de este elemento están el Plan de Gobierno, plan de desarrollo, plan de ordenamiento territorial, planes sectoriales, plan anual mensualizado de caja, marco fiscal de mediano plazo, plan operativo anual de inversiones, plan de acción anuales, misión, visión, objetivos institucionales, acuerdos de gestión, cronogramas de los diferentes comités de trabajo.

2.2      Modelo de operación por procesos. La gestión por procesos define las interacciones o acciones secuenciales, mediante las cuales se logra la transformación de unos insumos hasta obtener un producto o servicio con las características previamente especificadas, de acuerdo con los requerimientos de la ciudadanía o partes interesadas.

2.3 Estructura organizacional como el aspecto de control que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad pública, para dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión y su función constitucional y legal.

2.4 Indicadores de gestión como mecanismos que permiten que permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los planes, programas, proyectos y de los procesos de la entidad.

2.5 Políticas de operación: Con ellas se definen los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo y de otros procesos previamente establecidos por la entidad.

3. Componente administración del riesgo es un conjunto de elementos que permiten a la entidad identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales. Se estructura a través de los siguientes elementos:

3.1 Políticas de administración del riesgo: Identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de los mismos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos, que van a transmitir la posición de la dirección y establecen las guías de acción necesarias a todos los servidores de la entidad.

3.2       Identificación de riesgos: consiste en identificar  las causas con base en los factores internos o externos a la entidad, que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los objetivos y definiendo los posibles  efectos.

3.3 Análisis y valoración del riesgo. Se analiza cada riesgo teniendo en cuenta su probabilidad de ocurrencia y el impacto en caso de que este se presente, se evalúan los controles existentes frente al riesgo para determinar si son adecuados o no, seguidamente se valoran riegos frente a los controles existentes para mitigar si impacto o probabilidad de ocurrencia y se identifican los controles preventivos y correctivos para mitigar probabilidad e impacto de ocurrencia.

Auoevaluación y control permanentes para un mejoramiento continuo

Módulo de control de evaluación y seguimiento. Permite valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los Planes, Programas y Proyectos, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública de forma continua. Sus componentes son:

2.1 Autoevaluación institucional, mediante la cual responsable de procesos, planes y proyectos, mide la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, como evidencia de este proceso la entidad debe diseñar herramientas de autoevaluación y la sensibilización de los servidores públicos.

2.2 Auditoría Interna, busca verificar el desarrollo y el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos institucionales, puede realizarse a través de la oficina de control interno y por un grupo de auditoría interna, debe disponerse de un procedimiento de auditoría interna, los planes de auditoría interna y un informe anual de control interno.

2.3 Planes de mejoramiento como aquellas acciones necesarias para corregir las  desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de los procesos, como resultado de la Autoevaluación realizada por cada líder de proceso, de la Auditoría Interna de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control.

2.3 Finalmente se encuentra el eje transversal de información y comunicación que  tiene una dimensión estratégica fundamental por cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de los objetivos. Es un factor determinante, siempre y cuando se involucre a todos los niveles y procesos de la organización. Comprende el manejo de la comunicación interna y externa, sus fuentes, la rendición de cuentas, tablas de retención documental, el diseño de una política de comunicaciones, manejo sistematizado de los recursos, mecanismos de consulta y medios de acceso.

*Marino de Jesús Montoya Ramírez

Jairo Octavio Poveda Perdomo

José Israel Charry Calderón

Jorge Gil Aldana Pérez

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